1. Kokoustilan valinta

Valitse kokoustila, joka vastaa tilaisuuden tyyliä ja luonnetta. Hotelli Nuuksio tarjoaa monipuolisia kokoustiloja, jotka sopivat erilaisiin tarpeisiin. Lue lisää kokoustiloistamme. Parhaiten järjestäjä pääsee kuitenkin perille asioista ­­­vierailemalla etukäteen kokouspaikassa, joten olethan yhteydessä myyntiimme, niin järjestetään seuraava tapaaminen Nuuksiossa.

Jotta kokous onnistuu rennosti, ei pelkkä kokoustila välttämättä riitä

Siksi luomu- ja lähiruokaravintolamme valmistaa ravinteikkaat, maukkaat ja monipuoliset tarjoilut kaikenlaisiin tapahtumiin. Suunnittele ja mieti seuraavat tarpeet myös:

• Haluatko kokouksen aluksi aamupäivän kahvitorin tai tilata kokoushuoneeseen hedelmät ja virvokkeet. Kahvihampaan kolottajille tilattavissa non-stop kahvitus ja teebaari.

• Nuuksion Tuvan kattava lounas tarjoaa voimaa ja energiaa, unohtamatta makuelämyksiä. Lounaat ovat myös erikseen tilattavissa esimerkiksi Mäkituvalle tai Rantakabinettiin. Voit saapua kokoukseen lounaan kautta.

• Iltapäivän kahvitori kruunaa päivän ennen tärkeitä yhteenvetoja. Nauti luomukahvista ja luomuteestä maukkaiden makeiden piirakoiden ja luomusmoothien kera. Tästä riittää energiaa päivän päätteeksi koko tiimille.

• Jää yöksi hotelliin ryhmän kanssa, jatka kokousta seuraavana päivänä tai rentoudu illalla esimerkiksi rantasaunoillamme ja rantakabinetissa tarjoiluiden kera. Allassaunoilla voit pitää vaikkapa allasbileet DJ:n tahdittamana.

• Nauti yksityinen illallinen takkatulen lämmössä tai upean näköalan kera Rantakabinetissa. Isommille ryhmille yksityiset illalliset tai vaikka grillijuhlat Hopeapajussa tai Nuuksion Tuvassa erikseen varattuna. Tai nauti maittava päivällisbuffet Nuuksion Tuvassa ryhmän kanssa.

• Verenkiertoa tahdittamaan tapahtumiin ja kokouspäiviin voi räätälöidä lukuisia aktiviteetteja ympäri vuoden. Luonto on läsnä ja pääset palautumaan rennosti ryhmän kanssa. Tai voit ottaa palautumisen maistiaisia kokouksen keskelle. Kuuntele kehoasi.

Tämän lisäksi räätälöitäviä mahdollisuuksia on todella paljon. Karaokesta aina saunahemmotteluhoitoihin. Anna meille ajatuksesi ja me toteutamme sen.

2. Tarpeiden kartoitus

Onnistunutta kokousta varten on tärkeää kartoittaa osallistujien tarpeet etukäteen. Varmista, että kokoustilassa on riittävästi tilaa ja tarvittavat välineet, kuten projektorit ja äänentoistolaitteet. Kauttamme saatte onnistuneesti monipuoliset AV-toteutukset ja äänentoiston järjestelyt. Voitte myös tuoda omat AV-asiantuntijat paikan päälle. Kerromme mielellään heille tekniikastamme, jotta he saavat tutun ja turvallisen tekniikan järjestettyä.

Kokoustekniikka on aina räätälöitävissä

Tarjoamme lukuisia vaihtoehtoja kokoustekniikkaan ja varusteisiin kokoustiloissa.

Kaikissa kokoustiloissamme on nykyaikainen esitystekniikka, fläppi- / valkotaulut ja muistiinpanovälineet. Jos tarvitset livetekniikkaa, yhteistyökumppanimme NextLive tarjoaa avaimet käteen- paketilla livetekniikan ja striimauksen kokouksiin ja tapahtumiin. Striimi ja tallenteet räätälöidään aina asiakkaan toiveen mukaisesti.

Jykevämmässä äänentoistossa (Taso: Naapurit kateelliseksi) saamme rakennettua toiveiden mukaisen kokonaisuuden. DJ:ksi emme henkilökunnaltaan taivu, mutta hihassamme on useampi tähän taipuva taho.

3. Kokouksen suunnittelu ja aikataulutus

Ensimmäinen askel onnistuneen kokouksen suunnittelussa on selkeän tavoitteen määrittely. Mikä on kokouksen tarkoitus? Mitä haluatte saavuttaa?

Valitse kokoukseen osallistujat huolellisesti. Varmista, että kaikki tarvittavat henkilöt ovat mukana ja että heillä on tarvittavat tiedot ja taidot kokouksen aiheiden käsittelyyn. Lähetä kokouskutsut hyvissä ajoin ja liitä mukaan esityslista.

Tässä vaiheessa voit lähettää henkilömäärätiedon meille Nuuksioon, niin pystymme tekemään ennakkovalmisteluja tilaisuuden eteen.

Laadi kokoukselle tarkka aikataulu ja pidä siitä kiinni. Varaa riittävästi aikaa jokaiselle asialle, mutta vältä liian pitkiä kokouksia.

Muista myös tauot ruokailuille ja kahvituksille, jotta osallistujat voivat virkistäytyä. Katso vinkkejä kokouksen aikataulutukseen.

Muista myös varata kunnolla aikaa kokoukselle. Monet kokoukset vaativat yöpymistä ja Hotelli Nuuksiossa majoitus onnistuu joustavasti rennoissa huoneissa. Myös ajatushautomon saa nollattua helposti. Olemme metsän keskellä.

Tilaa myynniltämme monenlaiset taukoruokailut ennakkoon.

4. Kokouksen ennakoiminen ja vetäminen

Kokouksen vetäjän rooli on keskeinen onnistuneen kokouksen kannalta. Varmista, että vetäjä on perehtynyt käsiteltäviin asioihin ja osaa johtaa keskustelua tehokkaasti. Lue lisää kokouksen vetämisestä.

Kokouspaikoissamme on ammattitaitoista henkilökuntaa, joka on tottunut etsimään asiakkaille sopivia ratkaisuja ja pystyy ehdottamaan erilaisia vaihtoehtoja. Mitä enemmän yksityiskohtia tiedämme etukäteen, sitä paremmin voimme valmistautua tilaisuuteen. Vetäjän on hyvä olla tietoinen kaikesta käytännön asioista ennakkoon ja kokouksen aikana.

Tärkeitä tietoja ennakkoon ennen saapumista ovat:

• Kuinka huonejaot on tehty, missä kukin nukkuu? Siksi olemmekin tehneet huonejako Excelin teille valmiiksi. Ja myös:

• Mitkä ovat erityisruokavaliot. Voit lisätä nämä samaan Exceliin. Lataa siis mallitiedosto alta:

  Lataa täältä huonejako Excel.

• Ovatko taukoruokailut ja tarjoilut kunnossa?

• Tarvitaanko tilaan virvoitusjuomatarjoilu tai non-stop kahvitus?

• Tilan istumajärjestys. Luokkamuoto, diplomaatti, teatteri / luento. Kerro meille, niin me järjestämme tilan valmiiksi.

• Tarvitsetteko fläppitauluja, muistiinpanovälineitä, post-it- lappuja, mikrofonia, äänentoistoa. Kerro vain tarpeesi meille.

• Ovatko illanviettosuunnitelmat selkeät?

Tärkeitä tietoja paikan päällä ovat:

• Missä wc:t ja naulakot sijaitsevat

• Missä ja mihin aikaan lounaat ja kahvit tarjoillaan

• Missä ovat poistumistiet ja kokoontumispaikat

Jakamalla nämä tiedot osallistujille kokousjärjestäjä helpottaa henkilökunnan työtä ja tekee osallistujien olon mukavaksi.

Erityisen kiitollisia olemme kaikista erityistoiveisiin liittyvistä tiedoista. Yleensä vaativimmatkin erityisruokavaliot ja -tilanteet hoituvat, kun niistä on saatu tieto etukäteen. Onnistuneiden haasteiden toteuttaminen on meille kaikkein palkitsevinta, ja kaikenlainen palaute on aina arvokasta.

Uskomme, että juuri yhteistyön avulla voimme kehittää toimintaamme ja tarjota parhaan mahdollisen kokemuksen asiakkaillemme.